Beneficio de la Automatización en los Procesos

INTRODUCCIÓN
La mayoría de las organizaciones han incorporado algún tipo de automatización para reemplazar uno o más procesos repetitivos o manuales. La implementación de la automatización ayuda a reducir los costos operativos y de mano de obra, de manera que las empresas alcancen a ahorrar recursos y tiempo, lo que resulta en mayores márgenes de eficiencia y eficacia.
La globalización ha permitido ver un crecimiento tecnológico; lo que ha llevado a las organizaciones a crear estrategias en sus procesos que le permitan competir con las diferentes empresas del mercado en busca de satisfacer al cliente.

DEFINICIÓN
La automatización es la optimización de aquellas tareas manuales o repetitivas que no requieran de algún tipo de intervención analítica excesiva; debido a que serán desarrolladas por sí solas sin intervención directa de una persona.
BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN
Los procesos robóticos ayudan a aumentar la productividad debido a que una tarea se puede llegar a completar hasta un 70% más rápido. Esto ayuda a aumentar la eficacia operativa general de la organización.
Las herramientas de automatización de procesos, al mostrar un flujo de trabajo han permitido a todas las partes interesadas saber exactamente lo que está sucediendo en todo momento. Como resultado, no hay tanta necesidad de llamadas telefónicas o conversaciones para colaborar en la solución de problemas.
Las organizaciones disminuyen enormemente las posibilidades de cometer un error, lo que resulta en un menor desperdicio y más recursos para usar en otras áreas.
Al existir procesos automatizados con un nivel de eficiencia más alto, los entregables de cara al cliente final se presentan con mayor velocidad de entrega lo que aumenta la satisfacción del cliente.
Los avances tecnológicos a nivel de procesos han llevado a la transformación sostenible de paso de la gestión en papel a la digitalización lo que ha contribuido a la fluidez de los procesos.
La liberación estratégica de recursos que permite a las organizaciones automatizar las actividades y utilizar el recurso en otras asignaciones especiales que generen valor. Permite a los líderes empresariales utilizar datos en tiempo real para identificar ineficiencias y encontrar áreas de desperdicio; lo cual permite la toma de decisiones estratégicas.
La automatización de los procesos permite la continuidad del negocio indiferentemente del horario que tenga el personal.
La automatización puede reducir costos operativos y generar ingresos al aumentar la eficiencia y minimizar las ineficiencias.

PASOS A SEGUIR PARA AUTOMATIZAR UN PROCESO
Identificar aquellos procesos que tengan actividades repetitivas y que no requieran de un análisis excesivo.
Elegir el objetivo de automatización adecuado y las variables actuales.
Especificar cada uno de los pasos que sigue la tarea o actividad, tomar en cuenta que el sistema de automatización puede que solo funcione para un tipo de proceso y que el proceso no tiene que ser 100% automatizado, si no que parte del proceso requiera ser realizado por personas para lo cual se debe identificar claramente las partes.
Identificar las áreas involucradas.
Construir un conjunto de herramientas de automatización.
Establecer un alcance inicial.
Correr un plan piloto de la implementación Dar seguimiento y lanzar la implementación Mantener la implementación de la automatización
Participantes: Andrea Arce, Johan Jiménez, Julio Campos, José David Barahona y Reinier Martínez.