Invita al curso remoto con instructor en vivo

GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

DESCRIPCIÓN

En este curso el participante aprenderá a aplicar procesos archivísticos y tecnológicos a los archivos electrónicos, particularizando el uso de buenas prácticas para lograr instituciones modernas, eficientes y transparentes capaces de ofrecer más y mejores servicios, trámites más ágiles y acceso oportuno a información veraz y confiable mediante el uso de las Tecnologías de la Información.

DIRIGIDO A

Archivistas y profesionales que se desempeñan en archivos institucionales y/o estén interesados en su gestión, resguardo y acceso a la información.

OBJETIVO

El curso tiene como objetivo brindar una introducción a la gestión de archivos electrónicos y a su tratamiento archivístico. Se busca que los participantes conozcan las características de los archivos electrónicos, identifiquen los requerimientos funcionales y las buenas prácticas para su correcta gestión desde su creación

METODOLOGÍA

Seminario remoto con instructor en vivo totalmente práctico, dividido en ocho (8) sesiones de tres (3) horas cada una, en las que se desarrollarán los temas descritos anteriormente mediante ejercicios individuales. Cada participante recibirá de forma digital una (1) carpeta con los archivos que serán utilizados durante el Seminario. Además, recibirán un instructivo digital que contiene los procedimientos que se impartirán.

El curso se imparte de forma magistral, con la aplicación práctica por parte de los participantes desde sus equipos de cómputo. Con ello, los conocimientos transmitidos son empleados por parte de los colaboradores a través de prácticas guiadas por el instructor, en donde se explica paso por paso cómo se ejecutan las diferentes funciones, aplicaciones, herramientas, etc.

Al ser de forma remota, se requiere de un enlace con Microsot Teams o zoom.us de forma tal que todos los participantes ingresen a la videoconferencia. Los participantes recibirán un correo con la invitación a la clase.

Los participantes transmiten sus consultas al instructor en cualquier momento del curso. De igual forma, el instructor realiza consultas y desarrolla actividades de forma tal que se promueva el dinamismo de la sesión.

Recomendaciones para un mejor aprovechamiento del curso:
- Cada participante debe trabajar con su propio equipo (Se recomienda NO trabajar en parejas)
- Preferiblemente contar con 2 pantallas para proyectar en una la clase y trabajar en el computador (Una buena opción es ver la clase en el dispositivo móvil (celular) y trabajar en la computadora / No es indispensable es sugerido).
- Los participantes deben:
- - Contar con buena señal de Internet.
  - Ubicarse en un lugar libre de distracciones externas que puedan interrumpir durante la sesión.
  - Incorporarse a la sesión al menos 10 minutos antes del inicio.
  - Tener en sus escritorios descargados los archivos con los que se va a trabajar durante la sesión. (No deben trabajar en la carpeta comprimida)
  - Mantener el micrófono cerrado, salvo cuando “levante la mano¨ (opción habilitada en Microsoft Teams) para hacer alguna pregunta o comentario”
  - Mantenerse presente durante toda la sesión

CONTENIDO

Módulo 1: Introducción a la Gestión Electrónica de Documentos (GED)

Definición y objetivos de la GED
Diferencias entre documentos físicos y electrónicos
Beneficios de la digitalización documental
Normativas y estándares internacionales (ISO 15489, ISO 30301)

Módulo 2: Ciclo de Vida de los Documentos Electrónicos

Creación y captura de documentos
Clasificación y organización documental
Almacenamiento y acceso
Seguridad y control de versiones
Conservación y eliminación de documentos

Módulo 3: Tecnologías y Herramientas para la GED

Sistemas de Gestión Documental (DMS, ECM)
Escaneo y OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
Firmas digitales y certificación electrónica
Metadatos y taxonomía documental
Cloud Computing y almacenamiento Seguro

Módulo 4: Normativas y Seguridad en la Gestión Documental

Legislación sobre documentos electrónicos y validez legal
Políticas de seguridad de la información
Protección de datos personales (GDPR, Leyes locales)
Auditoría y cumplimiento normativo

Módulo 5: Implementación de un Sistema de Gestión Documental

Análisis de necesidades y selección de software
Modelos de implementación (On-premise vs. Cloud)
Capacitación de usuarios y gestión del cambio
Estrategias para la digitalización masiva

Módulo 6: Automatización y Tendencias en la GED

Inteligencia Artificial aplicada a la gestión documental
Automatización de flujos de trabajo (RPA, BPM)
Integración con otras herramientas empresariales (ERP, CRM)
Archivos digitales y preservación a largo plazo

Módulo 7: Casos Prácticos

Análisis de casos reales de implementación exitosa
Evaluación de herramientas disponibles en el mercado
Proyecto de digitalización y gestión documental aplicado a una organización

MATERIAL

Cada participante tendrá acceso al material digital que será utilizado durante las sesiones.

El material incluye: presentaciones y prácticas.

NIVEL

Principiante

REQUISITOS

- Manejo básico de computadora y programas de oficina (procesadores de texto, hojas de cálculo, etc.).

Conocimiento básico sobre archivística y gestión documental.

INSTRUCTOR

Ing. Josué Barrientos

Ingeniero en Sistemas de Información con más de 8 años de experiencia en el desarrollo de software a la medida.

Experto en la creación de aplicaciones móviles, sistemas web y aplicaciones multiplataforma. Especializado en plataformas en la nube, como AWS, y con vasta experiencia en gestión y administración de bases de datos.

Con una sólida formación en despliegue y seguridad de sistemas, gestión de recursos y administración de servidores.

Actualmente, me encuentro enfocado en el desarrollo de soluciones de inteligencia artificial y en la creación de videojuegos innovadores. Licenciado en Informática con énfasis en Sistemas Web.

Fechas: 19, 26 junio, 3, 10, 17, 24, 31 de julio y 7 de agosto de 2025

Duración: 24 horas

Hora: 5:00 p.m. a 8:00 p.m.

Inversión: ¢142.800,00 asociados, ¢ 161.160,00 no asociados (IVA Incluido)

Incluye: material didáctico y certificado de participación

Inscripciones: Por el teléfono 2202-5600 extensiones 609, 611, 617, 662 ó 676, fax 2234-6089

O al correo electrónico: capacitacion@cicr.com

Contamos con financiamiento: