Descripción
Invita al curso remoto con instructor en vivo
GESTIÓN ELECTRONICA DE DOCUMENTOS
DESCRIPCIÓN
Este curso ofrece una introducción práctica a la gestión electrónica de documentos, enfocada en la organización eficiente de información digital en contextos personales, académicos y laborales. A lo largo de cinco semanas, los participantes comprenderán los principios básicos de la gestión documental y aplicarán buenas prácticas para evitar problemas comunes como la desorganización, duplicidad de archivos y pérdida de información. El curso incluye el uso práctico de la herramienta Paperless-ngx como ejemplo de sistema de gestión documental, con el objetivo de que los participantes comprendan su funcionamiento general sin profundizar en implementaciones avanzadas o empresariales. Este es un curso de nivel básico y no aborda normativa archivística ni configuraciones técnicas complejas.
DIRIGIDO A
Personas sin conocimientos previos en gestión documental, Estudiantes, administrativos, emprendedores o profesionales que manejen documentos digitales, usuarios que deseen mejorar la organización de sus archivos personales o laborales.
Objetivo general
Desarrollar en los participantes la capacidad de organizar, gestionar y recuperar documentos digitales de manera eficiente mediante la aplicación de buenas prácticas y el uso básico de un sistema de gestión electrónica de documentos.
Objetivos específicos
- Comprender los conceptos fundamentales de la gestión documental en entornos digitales.
- Identificar problemas comunes en la organización de documentos y proponer soluciones prácticas.
- Diseñar estructuras básicas de organización documental y convenciones de nombres de archivo.
- Aplicar buenas prácticas en digitalización y gestión diaria de documentos
- Utilizar la herramienta Paperless-ngx para la gestión básica de documentos electrónicos.
METODOLOGÍA
Seminario remoto con instructor en vivo totalmente práctico, dividido en ocho (8) sesiones de tres (3) horas cada una, en las que se desarrollarán los temas descritos anteriormente mediante ejercicios individuales. Cada participante recibirá de forma digital una (1) carpeta con los archivos que serán utilizados durante el Seminario. Además, recibirán un instructivo digital que contiene los procedimientos que se impartirán.
El curso se imparte de forma magistral, con la aplicación práctica por parte de los participantes desde sus equipos de cómputo. Con ello, los conocimientos transmitidos son empleados por parte de los colaboradores a través de prácticas guiadas por el instructor, en donde se explica paso por paso cómo se ejecutan las diferentes funciones, aplicaciones, herramientas, etc.
Al ser de forma remota, se requiere de un enlace con Microsot Teams o zoom.us de forma tal que todos los participantes ingresen a la videoconferencia. Los participantes recibirán un correo con la invitación a la clase.
El curso se desarrolla con un enfoque práctico y aplicado. Cada sesión combina explicación conceptual sencilla con actividades prácticas que permiten al participante aplicar inmediatamente lo aprendido. Se prioriza la comprensión del uso real de la gestión documental por encima de la teoría avanzada. Se utilizará una herramienta principal (Paperless-ngx) para ejemplificar el funcionamiento de un sistema GED, junto con ejemplos cotidianos basados en carpetas locales y servicios en la nube.
Los participantes transmiten sus consultas al instructor en cualquier momento del curso. De igual forma, el instructor realiza consultas y desarrolla actividades de forma tal que se promueva el dinamismo de la sesión.
- Recomendaciones para un mejor aprovechamiento del curso:
- Cada participante debe trabajar con su propio equipo (Se recomienda NO trabajar en parejas)
- Preferiblemente contar con 2 pantallas para proyectar en una la clase y trabajar en el computador (Una buena opción es ver la clase en el dispositivo móvil (celular) y trabajar en la computadora / No es indispensable es sugerido).
- Los participantes deben:
-
- Contar con buena señal de Internet.
- Ubicarse en un lugar libre de distracciones externas que puedan interrumpir durante la sesión.
- Incorporarse a la sesión al menos 10 minutos antes del inicio.
- Tener en sus escritorios descargados los archivos con los que se va a trabajar durante la sesión. (No deben trabajar en la carpeta comprimida)
- Mantener el micrófono cerrado, salvo cuando “levante la mano¨ (opción habilitada en Microsoft Teams) para hacer alguna pregunta o comentario”
- Mantenerse presente durante toda la sesión
CONTENIDO
Semana 1: Introducción a la gestión documental en la práctica
- Concepto de gestión documental en entornos digitales.
- Problemas comunes en la gestión de archivos.
- Diferencias entre almacenamiento tradicional y gestión documental.
- Ciclo de vida del documento (visión general).
Semana 2: Organización básica de documentos digitales
- Estructuración de carpetas.
- Convenciones de nombres de archivo.
- Introducción práctica a los metadatos.
- Control de versiones en entornos simples.
- Diseño de un sistema básico de organización documental.
Semana 3: Digitalización y flujo de trabajo documental
- Conceptos básicos de digitalización.
- Formatos de archivo recomendados.
- Introducción al reconocimiento de texto (OCR).
- Flujo básico de gestión documental: recepción, clasificación y almacenamiento.
- Errores comunes en la gestión diaria de documentos.
Semana 4: Uso práctico de un sistema GED (Paperless-ngx)
- Introducción a Paperless-ngx.
- Carga y organización de documentos.
- Uso de etiquetas y metadatos.
- Búsqueda y recuperación de documentos.
- Ejemplo de flujo básico dentro del sistema.
Semana 5: Automatización básica con Paperless-ngx
- Concepto de automatización documental.
- Flujo automatizado de documentos desde el correo electrónico.
- Configuración básica de recepción automática (demostración guiada).
- Clasificación automática mediante reglas simples.
- Buenas prácticas y limitaciones de la automatización en entornos básicos.
Resultados esperados
Al finalizar el curso, el participante será capaz de organizar documentos digitales de manera eficiente, aplicar buenas prácticas en su gestión diaria, utilizar de forma básica un sistema GED.
MATERIAL
Cada participante tendrá acceso al material digital que será utilizado durante las sesiones.
El material incluye: presentaciones y prácticas.
NIVEL
Principiante
REQUISITOS
- Conocimientos básicos en el uso de computadoras.
- Manejo básico de archivos y carpetas.
- Acceso a una computadora con conexión a internet.
- Disposición para instalar o acceder a herramientas digitales simples.
INSTRUCTOR
Ing. Josué Barrientos
Ingeniero en Sistemas de Información con más de 8 años de experiencia en el desarrollo de software a la medida.
Experto en la creación de aplicaciones móviles, sistemas web y aplicaciones multiplataforma. Especializado en plataformas en la nube, como AWS, y con vasta experiencia en gestión y administración de bases de datos.
Con una sólida formación en despliegue y seguridad de sistemas, gestión de recursos y administración de servidores.
Actualmente, me encuentro enfocado en el desarrollo de soluciones de inteligencia artificial y en la creación de videojuegos innovadores. Licenciado en Informática con énfasis en Sistemas Web.
Fechas: 23, 30 julio, 6, 13 y 20 de agosto de 2026
Duración: 15 horas
Hora: 6:00 p.m. a 9:00 p.m.
Inversión: ¢125.460,00 asociados, ¢141.780,00 no asociados (IVA Incluido)
Incluye: material didáctico y certificado de participación
Inscripciones: Por el teléfono 2202-5600 extensiones 609, 611, 617, 662 ó 676, fax 2234-6089
O al correo electrónico: capacitacion@cicr.com
Contamos con financiamiento:
